Derecho Tecnológico

La Digitalización Certificada supone para el nuevo modelo de Administración Electrónica un auténtico puente entre el modelo analógico y el modelo digital.

La Digitalización Certificada es un concepto relativamente reciente en nuestro ordenamiento jurídico, encontrándolo por primera vez en la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica.

Concretamente, la citada norma define la digitalización certificada como aquel “proceso tecnológico que permite, mediante la aplicación de técnicas fotoelectrónicas o de escáner, convertir la imagen contenida en un documento en papel en una imagen digital codificada conforme a alguno de los formatos estándares de uso común y con un nivel de resolución que sean admitidos por la Agencia Estatal de Administración Tributaria.”

Poco después de la publicación de la Orden, concretamente el día 24 de octubre de 2007, la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) publicó la Resolución sobre el procedimiento para la homologación de software de digitalización en la que se establecen todos los requisitos con los que debería contar el software de digitalización para superar el proceso de homologación, de tal forma que todos los documentos digitalizados dispusieran de la misma validez jurídica que los documentos en formato papel.

Todo el proceso de homologación pivota respecto a una serie de requisitos esenciales y básicos, sin los que es imposible garantizar que la imagen obtenida dispone de los requisitos esenciales de ser una imagen “fiel e íntegra” y que por tanto se cuenta con la garantía absoluta de que no ha sido variado su contenido con respecto a la imagen original en formato papel.

• Que el proceso de digitalización sea automático en su totalidad, desde el momento en que se introduce el documento en el escáner.
• Que la digitalización sea realizada de forma que se obtenga un fichero en la memoria del sistema asociado al dispositivo de escaneo.
• Que el proceso de optimización de la imagen garantice que todos los campos y datos del documento son perfectamente legibles y válidos para su gestión.
• Que el fichero con la imagen digitalizada contenga la referencia identificativa de la homologación otorgada por la AEAT y una marca de tiempo, así como el nombre y el número de versión del software de digitalización empleado. Todos estos datos deberán ser introducidos mediante formato XMP.
• Que el fichero obtenido, con los metadatos introducidos, sea firmado con firma electrónica reconocida o mediante cualquier otro sistema de firma electrónica admitido por la Agencia Tributaria, con base en un certificado electrónico instalado en el sistema de digitalización e invocado por el software de digitalización certificada. En todo caso, es necesario calcular, de forma previa a la firma, la huella digital del documento mediante un algoritmo. El algoritmo mínimo será el SHA-1.
• Que se cumpla con todos los controles dispuestos en el Manual de Gestión de la Calidad del Software, encaminados a garantizar la integridad e identidad absolutas de la imagen digitalizada respecto a la original.

Adicionalmente, la norma establece otros requisitos, como son:

• Que el documento obtenido disponga, al menos, de una resolución de 200 ppp.
• Que la imagen digital respete la geometría originaria del documento en formato papel.
• El formato del fichero de la imagen debe ser un estándar de uso común autodocumentado y autosuficiente. Los formatos deben ser reconocidos por la Agencia Tributaria. Actualmente están reconocidos los siguientes: ISO 19005 (PDF/A); PNG; JPEG 2000; PDF 5.0 ó superior; TIFF 6.0 ó superior. No obstante, el listado puede ser aumentado por la AEAT.
• Que se garantice que la imagen digitalizada no pierde información respecto a la imagen original.
• Que la imagen digitalizada, ya firmada electrónicamente, se conserve en una base de datos documental en la que se contenga la imagen binaria del documento y los datos requeridos por el art. 62 del RD 1624/1992.

En último lugar, la norma establece una serie de obligaciones a los requisitos relativos al sistema de gestión y almacenamiento de los documentos digitalizados, que garantizarán el acceso y búsqueda plena de los documentos digitalizados, fomentando así el acceso remoto a la documentación.

No obstante, y aparta de los aspectos puramente técnicos y jurídicos que implica la digitalización certificada, me gustaría resaltar varios cuestiones relacionadas con la incidencia que ésta puede llegar a tener en el desarrollo de otras leyes , así como en la vida cotidiana de cualquier institución, ya sea pública o privada.

Inicialmente, y como en otros muchos casos, el modelo normativo de digitalización certificada se ha comenzado relacionándolo con aspectos puramente tributarios (facturación), dada cuenta del gran avance tecnológico al que nos tiene acostumbrados la Agencia Tributaria y el grandísimo trabajo que han realizado sus miembros durante la última década.

No obstante, de la lectura de la Resolución de 24 de octubre es fácil deducir que realmente se trata del comienzo de un proceso que nos va a llevar a la posibilidad de digitalizar de forma certificada cualquier tipo de documento físico, permitiéndonos prescindir por completo de los documentos en formato papel, contando con la plena garantía de autenticidad e integridad de éstos.

En este sentido, me gustaría resaltar la importancia que tendrá la digitalización certificada para el desarrollo de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos (LAECSP)

La LAECSP cuenta con varias novedades que suponen una relación directa con la digitalización certificada. Entre los principales aspectos encontramos la regulación y exigencia de que sea posible la transmisión electrónica de información y datos de los ciudadanos entre las administraciones públicas de tal forma que la Administración no pueda solicitar a los ciudadanos datos o copias de documentos que ya obrasen en su poder previamente, o la gestión de expedientes electrónicos, con el ahorro económico y de tiempos que esto puede conllevar para la administración pública y para los propios ciudadanos.

En este sentido y como ejemplo claro de la incidencia con la que cuenta la digitalización certificada en el desarrollo y evolución del nuevo modelo de administración electrónica, nos encontramos con el artículo 30 y 31 de la LAECSP, donde se regula expresamente la copia electrónica y el archivo y consulta posterior de documentos.

Tras una lectura detenida de los dos artículos mencionados, vemos como en el apartado tercero del artículo 30 se introducen requisitos de la copia digitalizada que son claramente paralelos a los dispuestos en la normativa aplicable a la digitalización certificada, dado que emplazan a las Administraciones Públicas a que éstas puedan digitalizar documentos privados aportados por los ciudadanos, mediante procesos que “garanticen su autenticidad, integridad y la conservación del documento imagen” , enunciando, al igual que la Resolución de 24 de octubre, que “En los supuestos de documentos emitidos originalmente en soporte papel de los que se hayan efectuado copias electrónicas de acuerdo con lo dispuesto en este artículo, podrá procederse a la destrucción de los originales en los términos y con las condiciones que por cada Administración Pública se establezcan”, lo que otorga a la documentación digitalizada mediante un software “homologado” por la entidad correspondiente valor probatorio pleno, completamente equiparable al documento en papel.

El avance que éste sistema de digitalización, almacenamiento y gestión de la documentación conllevaría para la administración pública, así como para todos los ciudadanos que diariamente nos interrelacionamos con ella, una reducción más que notable de costes económicos y temporales, conllevando de forma directa un aumento evidente de la eficiencia en la labor administrativa.

Revista Red Seguridad - Digitalización Certificada y Administración Electrónica. La nueva Realidad